숙명
이것은 숙명이다. 바로 문서화. 바로 그것은 숙명이다.
필자는 이렇게 생각합니다. 일을 하는 사람에게는 일도 중요하지만, 일반적으로 일이 아니라고 생각하는 문서 작업은 가장 중요한 일이며 일이라는 것에 늘 따라다니는 숙명과도 같은 것이라 생각합니다.
팀을 이루지 않더라도 자신이 하는 개인적인 일이라도 늘 문서는 필요하다고 봅니다.
오래전에 했던 것이라도 기억력의 한계가 있다보니 기억하지 못하거나 잘못 기억하여 늘 실수를 하곤 합니다.
어렷을적 시험때도 그랬었죠. 틀린 문제는 틀리기 쉽다는...
이렇듯, 무언가를 한다는 것에는 늘 정리라는 것이 뒤따라야 합니다. 나중을 위해서 말입니다.
협업에서, 특히 회사에서의 문서작업은 늘 중요합니다. 자신이 한 일에 대한 공유, 또한 그 작업을 통해서 얻은 정보들은 공유되어야 합니다.
그것은 자신의 것이기도 하지만 회사의 자산이기도 합니다. 이러한 정보는 보통 폐쇄적으로 자신만 아는 것으로 감추는 경우도 많습니다. 뭐~ 그것들이 굉장한 노하우나 되는 것 마냥 공개를 안하는 작업자도 있기도 합니다.
그러나 이것은 옳지 않습니다. 또한, 자신을 위해서도 이러한 폐쇄적인 입장은 도움지 되지 못합니다.
자신이 한 일에 대해서 잘 포장해야하고 잘 정리되어야 자신의 능력을 다른 사람들에게도 보여줄 수 있기 때문입니다.
왜 안되는걸까?
그렇다면, 왜 문서화는 잘 안되는 것일까요? 여러가지 이유가 있겠지만 저는 아래와 같은 이유가 가장 핵심이라고 생각했습니다.
일 같지가 않다. 누가 알아주기라도 하는가?
나혼자만 하는 것 같다. 이건 개고생이야.
내가 어렵게 고생해서 획득한 것을 쉽게 공개하라고? 됐거든!
위의 3가지는 저도 생각해봤었습니다. 위의 3가지 모두, 문제는 일하는 환경에 있습니다.
중요하다고는 하지만, 실질적으로 어떠한 성과에도 포함되지 못하는 현실을 경험하면 다음부터는 문서 작업을 작업으로 보지 않게 되게 됩니다.
조직에서의 모든 정책의 성공 조건이 정책 운영 책임자의 의지에 있다는 것은 모두 아실 겁니다.
마찬가지로 문서화가 제대로 되기 위해서는 정책 운영 책임지의 의지가 매우 중요합니다.
문서화가 말만 중요한 것으로 끝나는 것이 아니라 실제 업무에 어떤 효과를 발생하는지 지속적으로 홍보해야합니다. 위와 아래로 말입니다.
그렇지 않다면, 말로만 중요한 것으로 되고 맙니다. 그렇게 되면, 문서 작업자들은 문사화 작업에서 손을 놓게 될 수 밖에 없습니다.
모든 문제는 의지에 의해 해결되고 발생하게 된다는 결론에 도달합니다.
해결방안은 없나?
해결방안은 있습니다. 제 개인적인 의견입니다.
- 공표하고 공유한다.
- 효과에 대하여 홍보한다.
- 지속적인 교육을 실시한다.
뭐~ 너무 간단한가요? 그리고 식상한가요? 늘 그렇듯 기본이 어려운 것입니다.
이러한 기본이 되는 것들을 시스템화 한다면, 이를 유지하는데 매우 도움이됩니다.
예를 들어보죠, 말로는 가장 쉬운 다이어트를 예로 들어봅시다. 일반적으로 다이어트를 결심하게 되면, 성공확률을 높이기 위해서 어떤 활돌들을 할까요?
쉽게 생각드는 것은 바로 주변인들에게 알리는 것입니다. 그리고 다이어트를 하는 주변인과 정보를 공유하게 되죠.
이것이 바로 공표와 공유의 단계입니다.
공표를 하는 이유는 자신의 의지를 유지하기 위함입니다 다이어트를 한다고 해놓고 그것을 아는 주변 사람들 앞에서 음식을 많이 먹지 못하는 상황을 스스로 만들어 버리는 것입니다.
공유는 효과적이고 유익한 정보를 얻기 위함입니다. 좋은길이 있다면, 그 좋은 길을 찾는 것이 시작하기 전에 해야할 일이겠죠.
그 다음, 무엇을 하나요? 효과를 측정합니다. 일반적으로 효과를 측정만 하고 혼자 좋아하거나 슬퍼합니다. 다이어트에 대해서는 말이죠.
효과는 홍보되어야 합니다. 자신이 어떻게 하여 어떤 결과를 이루어내고 있는지를 지속적으로 홍보해야합니다. 그래야 오랫동안 유지가 가능합니다.
잘 진행하고 있다면, 독려를 받을 수 있고, 잘 진행되고 있지 않다면, 스스로 맘을 다잡는 기회가 될 것입니다.
또한, 진행하면서 지속적으로 우리도 모르게 교육을 받습니다. 음식들의 칼로리, 효과적인 다이어트 방법 등.
즉, 시작전에는 공표와 공유를 하고, 진행하면서는 지속적으로 효과에 대한 홍보와 교육을 실시해야합니다.
효과 홍보와 교육은 매주 또는 격주 마다 문서 작업자들끼리 모여 논의를 하고, 이에 대한 결과물들에 대해서는 전사적으로 공유하는 방법이 가장 좋습니다.
QuestManual의 탄생
시작은 좋았지만, 늘 진행하다보면 크고 작은 문제들이 생겨 중도 포기하는 것들이 많습니다.
그러면서 우리는 이런 저런 핑계거리는 찾아 스스로를 위안합니다. 이러한 문제들을 근본적으로 해결하기 위해서는 우리의 의지력을 키우면 됩니다.
그러나 그건 매우 어려운일입니다. 특히, 개인이 진행하는 것이 아니라 팀이나 전사적인 건들에 대해서는 더더욱 그렇습니다.
그래서 보통 난치의 문제는 시스템으로 해결하게 됩니다. 우리가 도덕이나 윤리를 강조하며 가르치지만 법이라는 것을 만든 이유도 이러한 이유일테지요.
누구도 완벽한 사람은 없습니다. 그런 사람들이 모이면 더더욱 어려워집니다.
시스템으로 해결하는 것이 가장 좋은 대안입니다. QuestManual도 그렇습니다. 아니, 어찌보면 MBINE에서 만들어지는 모든 서비스가 그렇습니다.
인간이기에 부족한 의지, 미래에 대한 불확실한 예견등 여러가지 불완전한 요소들을 가지고 있는 사람들이 여렷이 모여 만드는 수많은 문제점들.
이러한 문제를 해결할 수 있는 시스템을 제공하는 것이 MBINE의 목표이자 가치입니다.
그중에서 QuestManual은 바로 문서화에 대한 필요한 모든 요소들을 시스템화 하는 것이 목표입니다.
하기싫어도 어쩔 수 없이 할 수 밖에 만드는 그런 시스템이 아니라 어떻게 하면 자발적인 유도를 이끌어 낼 수 있는지에 기원하는 서비스입니다.
강제적인 시스템이 아닌 자발적인 부분을 강조하는 시스템이 필요하다는 것이 현업에서 경험하여 얻어낸 결론이었습니다.
QuestManual의 방향
앞으로 QuestManual은 아래 3가지의 목표를 이루기 위해 개선될 것입니다.
- 자발적인 참여 - 강제성이 적고, 문서 작업이 나에게 큰 도움이 된다는 것을 실질적인 것으로 보여준다.
- 완벽하고 필요한 문서 생산 - 누군가에게 보여주기 위한 문서가 아닌 정말 필요한 문서의 생산
- 업무와의 효과적인 연계 - 문서는 보관용이 아닌 업무에 필요한 정보가 될 수 있다.
영구적이고 지속적인 개선을 통하여 시대가 바뀌고 사람이 바뀌어 가치와 주된 동기부여 방식이 바뀌어도 자발적인 문서화 참여를 유도할 수 있는 그런 서비스가 될 수 있도록 개선 될 것입니다.
원본글 : MBINE QuestManual - QuestManual 서비스 배경
원본글 : MBINE QuestManual - QuestManual 서비스 배경
